Про компанію

BT Agency, технологічний партнер у сфері бізнес-подорожей та event-логістики (B2B4E).
Поєднуємо travel-сервіс із tech підходом: CRM-керовані процеси, прозорий audit trail, швидкі реакції (TTFR до 30 хвилин - час до першої відповіді на запит) та чітко визначені SLA (погоджені стандарти швидкості та якості послуг).
Працюємо у стандартизованих форматах даних та адаптуємося під процедури OTIS: канали комунікації, формати звітності, частоту документообігу та логіку погоджень.
Дотримуємося корпоративного compliance та інтегруємо travel & events у систему управління ризиками компанії.

Наш підхід

CRM-керування процесами

  • фіксація всіх запитів, змін і документів;

  • робота за SLA та швидкий TTFR;

  • актуальні статуси по кожному запиту;

  • аналітика за напрямками, департаментами й витратами.

Стандартизовані формати

  • звітність, адаптована під OTIS;

  • документи у форматах PDF / XLSX;

  • прозорий audit trail.

Compliance та безпека

  • санкційний і репутаційний скринінг контрагентів;

  • ESG та adverse media-перевірки;

  • оцінка логістичних ризиків, реагування;

  • відповідність GDPR та внутрішнім політикам Клієнта.

Фінансові умови

BT Agency підтримує подекадний формат документообігу, який відповідає вашим фінансовим процедурам.
Ми формуємо акти та рахунки кожні 10 днів.
з подальшою оплатою у термін 14 - 21 день після отримання документів.

Тестовий період

Для узгодження процесів та підтвердження відповідності сервісу очікуванням OTIS пропонуємо 1-місячний тестовий період перед укладенням основного договору.

Умови тестового періоду:

  • надання послуг у повному обсязі згідно з узгодженими SLA;

  • формування пакету документів за кожне бронювання (рахунок, акт / підтвердження послуги);

  • оплата протягом 10 робочих днів після отримання документів для коректного фінансового закриття тестового місяця;

  • після успішного завершення тесту сторони укладають основний договір із подекадним документообігом та терміном оплати 14 - 21 день.

Стандартний пакет. Start_Travel Support,

від 3 500 USD / місяць


Пакет покриває операційні запити OTIS, пов’язані з бронюванням авіаквитків, готелів, ж/д перевезень і базових трансферів.

Що входить:

  • авіаквитки: бронювання, зміни, переоформлення, підбір доступних варіантів;

  • готелі: підбір оптимальних варіантів за бюджетом і локацією, бронювання, гарантії, зміни;

  • ж/д квитки: стандартні бронювання;

  • трансфери: організація базових трансферів через готелі або партнерські служби;

  • операційна підтримка та комунікація: прийом запитів, TTFR до 30 хвилин, надання варіантів, оформлення й передача документів.

Обсяг роботи в межах пакета
Пакет розрахований на орієнтовно до 120 запитів на місяць (1 запит = 1 поїздка / 1 співробітник).
У разі суттєвого перевищення цього обсягу тариф може бути переглянутий відповідно до фактичного навантаження.

Розширений пакет. Smart_Travel planning&multi-support, від 6 700 USD / місяць

Підходить для ситуацій, коли OTIS потрібне не лише бронювання, а й:

  • глибше планування поїздок (multi-country маршрути);

  • комплексна логістика та координація місцевих партнерів;

  • аналіз ризиків і розробка альтернативних сценаріїв;

  • підбір маршрутів і готелів під специфічні задачі;

  • організація та підтримка заходів, бізнес-зустрічей та страт-сесій.

Пакет передбачає практично безлімітну кількість запитів у межах погоджених SLA та операційного навантаження.

Модель оплати сервісу

Операційна підтримка надається у форматі щомісячної передплати (ретейнеру).
Ретейнер покриває операційну роботу: управління запитами, TTFR, SLA, CRM-процеси, комунікацію, адміністрування бронювань та аналітику.

Оплата сервісного пакету здійснюється авансом за кожен місяць роботи.
В день надходження оплати BT Agency розпочинає операційну підтримку.

Окремо в межах договору клієнт здійснює постоплату фактичних travel-послуг
(квитки, готелі, трансфери) згідно з виставленими рахунками та у погоджені терміни.

Важливо:
Клієнт оплачує фактичну вартість travel-послуг за рахунками.
BT Agency не накладає додаткових комісій на вартість квитків чи готелів; вартість формується відповідно до тарифів і умов постачальників.


Наступні кроки

Тетяно, ми будемо раді стати довгостроковим партнером OTIS в сфері бізнес-подорожей та event-логістики.
Для підготовки фінальної конфігурації сервісу пропонуємо провести онлайн-зустріч (30 - 40 хв) для уточнення:

  • орієнтовного місячного обсягу запитів і частоти поїздок;

  • географії та специфіки напрямків;

  • процедур погодження, лімітів і travel-політики;

  • очікувань щодо рівня сервісу, швидкості реакції та форматів звітності;

  • додаткових вимог (compliance, безпека, бухгалтерія).

Після узгодження параметрів ми:

  • сформуємо остаточні тарифи;

  • зафіксуємо SLA;

  • визначимо персонального менеджера та операційний канал комунікації;

  • підготуємо проєкт договору з урахуванням подекадного документообігу.


Дякую,


Ваш Business Travel & Event Agency
Тел.: +380 67 315 27 77

veronika@businesstravel.com.ua
https://businesstravel.com.ua

До зустрічі! :)